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机を整理整頓しよう!

仕事をしていると、どんどんたまる書類の数々・・・
どこに何があるか分からなくなり、探し回ることってないですか?

書類を探し回っている時間を1ヶ月単位、1年単位で考えると、いったいどれだけの時間を費やしているんでしょう・・・考えただけで恐ろしいことになりそうです。

整理整頓を行い、効率よく欲しい物を見つけることができるようにするだけでも仕事が楽になるでしょう。だって、かなりの時間が節約できるのですから、その分ほかの仕事が片付くはずですからね。

さて、ではどうやったら、整理整頓がうまくいくのか?

 

まずは整理整頓から

ブロークンウィンドウ理論ってご存知ですか?
犯罪心理学のひとつなんですが、こんな理論です・・・

ウィンドウガラスの割れた車aと、きれいな車bを2台駐車場に放置します。
1週間後この車はどうなるでしょう?

bの車は、1週間後にはボロボロになり、いろんな部品が盗まれました。しかし、aの車はきれいなままでした。

bの車はすでにガラスが割られているため、いたづらしやすいのです。すでにガラス割られていることにより抵抗感・罪悪感が薄れるということです。しかし、aの車にいたづらしようと思っても、自分が最初に傷をつけると思うと抵抗感・罪悪感が生まれるのです。

机の整理整頓も同じでしょう。汚い机に書類を放置するのは抵抗感がありませんが、きれいな机に書類を放置し、汚してしまうのは抵抗感があります。

ですから、まず整理整頓を実行するためには、現在の乱雑な机を整理整頓することが大切です。

 

手元に来た書類は基本的にその場で処理する。

仕事の最中に、「これ処理しといて・・・」と言ってあなたの同僚が書類を持って来ました。あなたは、一通り書類に目を通します。そんなに急ぎの書類でなければ、「じゃー後で処理しとくよ」と言って、今の仕事に再度取り掛かる・・・

こんな場面が多いのではないでしょうか?

同僚が持ってきた書類を処理するために時間がかかるようであったり、今の仕事が急ぎであれば、この対応で問題ないでしょう。でも、処理するのにそんなに時間がかからないような書類でも後回しにするのは得策ではないでしょう。

だって、その書類を処理するとき、また目を通さなければなりません。2度手間です。また、その書類を処理しようと思ったとき、「あの書類どこだっけ?」と探す事はないですか?これまた時間の無駄です。

ですから、今の仕事をちょっと休んで、先に処理することで書類が滞留しなくなり、無駄な書類を持たなくてよくなります。そうすることで、整理整頓に役立ち、仕事の効率も上がります。

後回しにすることによって、忘れちゃうこともありますからね!

 

他にも、机の上に3段ボックスを置き、1段目は今日片付ける書類。2段目は明日以降に片付ける書類。3段目は判断がつかないため、とりあえずの保管場所。と言うようにして整理整頓する方法もありますが、上記の2つが整理整頓の基本に役立つでしょう。

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